První poptávkový e-mail je klíč k úspěšné spolupráci. Čím jasnější informace dodáte hned na začátku, tím rychleji dostanete smysluplnou nabídku, ušetříte si desítky e-mailů tam a zpět a hlavně – váš event proběhne bez stresu a zbytečných zádrhelů.
Proč je dobrý brief tak důležitý?
- Ušetří čas – vám i dodavateli.
- Předejde zmatkům – máte vše písemně a jasně.
- Zlepší nabídku – catering může navrhnout kreativnější řešení, pokud zná vaše představy i limity.
Co všechno uvést do prvního e-mailu:
1) Termín akce
Datum a čas jsou základ. Připište i orientační harmonogram, například:
příjezd hostů v 9:00, coffee break v 10:30, oběd ve 13:00, závěrečný raut v 18:00.
2) Typ akce
Je rozdíl, zda jde o celodenní konferenci, firemní večírek, workshop nebo interní meeting. Typ akce určuje styl jídla, servis i logistiku.
3) Množství lidí
Uveďte počet hostů + případnou rezervu. Pomůže i informace o VIP hostech či dietních potřebách.
4) Vaše představy
Popište, jak si akci představujete:
- formát jídla (bufet, finger food, servírované menu, live cooking),
- atmosféra (neformální networking, slavnostní gala, rychlý pracovní oběd),
- speciální požadavky (např. brandování v barvách firmy).
5) Adresa doručení
Přesná lokalita + info o podmínkách na místě: parkování, vykládka, přístup do prostor, kontakt na odpovědnou osobu.
6) Čas doručení
Kdy má catering dorazit?
- Na velkých akcích je důležité rozlišit: čas instalace vs. čas servisu.
7) Fakturační údaje
Nezapomeňte uvést fakturační adresu, IČO/DIČ a kontaktní osobu. Urychlíte tím proces schvalování a objednávky.
8) Pro koho to je
Napište, zda jde o interní akci pro zaměstnance, klientské setkání nebo veřejný event. Každý typ akce si žádá jiný přístup a jinou prezentaci jídla.
9) Dietní preference a intolerance
Pro catering je zásadní vědět, zda mezi hosty budou speciální dietní požadavky nebo potravinové intolerance. Čím dříve je uvedete, tím snáz sestavíme menu, které vyhoví všem. Uveďte nejen počet vegetariánů či veganů, ale i hosty s bezlepkovou dietou, alergií na ořechy nebo laktózu. Díky tomu předejdete nepříjemným překvapením a zajistíte, že si akci užijí úplně všichni.
10) Rozpočet
Nemusíte uvádět přesnou částku, ale rozpětí (např. 600–800 Kč na osobu) velmi pomůže. Pak připravíme menu, které dává smysl pro váš budget.
11) Inventář a mobiliář
Potřebujete jen dovézt jídlo, nebo i kompletní servis? V prvním e-mailu uveďte, zda požadujete inventář (nádobí, příbory, sklo) a mobiliář (stoly, židle, bufetové stanice, dekorace). Některé akce si vystačí s jednoduchým „drop-off“ řešením, jiné vyžadují kompletní zajištění prostoru. Pokud to víme předem, připravíme kalkulaci a logistiku přesně na míru.
Perfektní poptávka na catering není žádná věda – stačí pár jasných informací hned v prvním e-mailu. Termín, typ akce, počet lidí, vaše představy, adresa a čas doručení, fakturační údaje, pro koho akce je a rozpočet. Díky tomu získáte rychle relevantní nabídku a vyhnete se zbytečnému stresu.
12) Doprovodný program
Naše firma dokáže zajistit nejen špičkový catering, ale i kompletní doprovodný program přesně podle vašich představ. Ať už jde o kreativní workshopy, tematické aktivity nebo interaktivní zábavu pro hosty – postaráme se o to, aby celý event byl zážitkem od první minuty až po poslední detail.
Potřebujete catering, na který je spoleh? Napište nám – rádi se postaráme o váš event od začátku do konce.
0 Komentáře