Největší chyby při plánování akce (a jak se jim vyhnout, abyste neskončili jako Grinch)

Naplánovat akci není žádná raketová věda… říká si každý, kdo to nikdy nedělal. Jenže realita bývá jiná. Jeden špatný odhad, zapomenutý detail nebo podceněný catering a vaše „akce roku“ se změní ve fiasko, o kterém si lidi budou šeptat ještě za tři roky u kávovaru.

Pojďme se podívat na ty největší průšvihy, které se při plánování firemního večírku, vánoční párty nebo teambuildingu stávají. A hlavně: jak se jim vyhnout.

1. Hlad je největší nepřítel dobré nálady

Představte si hosta, který stojí ve frontě na raut, přičemž mu žaludek hraje symfonii v d-moll… a když konečně přijde na řadu, na stole zůstane poslední chlebíček. To je moment, kdy se atmosféra večírku začne lámat – a rozhodně ne k lepšímu.

Nejčastější chyby:

jídla méně než lidí (ano, to se fakt stává),
zapomenutí na vegetariány, vegany nebo bezlepkáře.

Tip: Je určitě lepší, když je jídla více než méně. Přebytek se dá rozdělit mezi lidi a ty mají alespoň něco dobrého na další den. Nedostatek? To vám neodpustí nikdy.

2. Program, který nikoho nebaví (nebo vyčerpá k smrti)

Uspořádat štafetový běh v pytlích na teambuildingu pro účetní oddělení? No, proč ne… pokud chcete riskovat hromadnou dovolenou na ortopedii. Stejně tak pustit hosty na vánočním večírku do tříhodinové prezentace o kvartálních výsledcích není úplně cesta k dobré náladě.

Nejčastější chyby:

aktivity, které neodpovídají věku a energii hostů,
program, který nemá nic společného s cílem akce,
přeplněný harmonogram bez pauz (aka „maraton nudy“).

Tip: Méně je více. Raději jeden skvělý nápad než deset průměrných. Nechte prostor na networking, volnou zábavu a odpočinek. Lidé si víc než přednášku zapamatují dobrý rozhovor u stolu.

3. Logistika aneb ďábel se skrývá v detailech

Místo je krásné, jídlo luxusní, program sedí… jenže hosté dorazili už otrávení, protože půl hodiny kroužili kolem a neměli kde zaparkovat. Nebo nikdo nevěděl, kdy se co děje, protože program měl jen organizátor v kapse.

Nejčastější chyby:

špatně dostupná lokalita, chybějící parkování, málo toalet,
neotestovaná technika (mikrofon, který píská, kazí večírek víc než špatný DJ),
chaos v časech – dlouhé čekání na jídlo, program, který začíná se zpožděním.

4. Komunikační ticho před bouří

Pozvánka bez adresy, dresscodu nebo programu? To není tajemno, to je stres. Hosté chtějí vědět, co je čeká, a organizátor by měl mít tým, který ví, kdo má co dělat. Bez toho hrozí chaos a nervózní atmosféra.

Nejčastější chyby:

hosté nedostanou včas všechny informace,
organizátoři si nepředají úkoly,
chybí moderátor, který drží večer pohromadě.

Tip: Jedna jasná pozvánka, jeden koordinátor a jeden dobrý moderátor dokážou zachránit půlku akce.

5. Chybějící „proč“ aneb večírek bez cíle

Proč tu akci vlastně děláte? Chcete oslavit úspěch? Poděkovat zaměstnancům? Propojit lidi z různých oddělení? Mnoho akcí selže, protože nemají jasný cíl. Teambuilding, kde se lidé sotva pozdraví, nebo networkingová akce, kde všichni sedí u stolů, jsou výsledkem chybějícího „proč“.

Nejčastější chyby:

Plánování aktivit, které jdou proti cíli akce.
Žádná jasná vize, co si mají hosté z večera odnést.

Tip: Než začnete plánovat, položte si jednu otázku: „Co chci, aby si hosté pamatovali ještě za týden?“ Odpověď vám určí směr celé akce.

Jak se vyhnout těmhle průšvihům?

Myslete na hosty: kdo přijde, co očekávají, co potřebují.
Plánujte s rezervou – časovou, finanční i jídlem navíc.
Mějte plán B (ano, i na počasí nebo výpadek proudu).
A hlavně: spolupracujte s lidmi, kteří vědí, co dělají.

Plánování akce není jen logistika. Správný mix jídla, programu, komunikace a atmosféry rozhoduje, jestli se o vaší akci bude mluvit s úsměvem, nebo s povzdechem. Vyhněte se výše popsaným chybám a místo fiaska připravíte večer, na který se bude ještě dlouho vzpomínat.